wFirma to system księgowy działający w przeglądarce, wykorzystywany głównie przez jednoosobowe działalności i małe firmy. Faktury wystawione w takim systemie są danymi ustrukturyzowanymi i mają komplet informacji potrzebnych do dalszego obiegu. Trudność zaczyna się przy dokumentach, które powstały poza nim — plikach PDF przesłanych mailem, skanach i eksportach z innych narzędzi.
Dwa kierunki obiegu dokumentów
W małej firmie obieg faktur ma zwykle dwa kierunki i tylko jeden z nich jest w pełni obsłużony przez system księgowy.
Sprzedaż. Faktura wystawiana jest w programie, więc wszystkie pola są wypełnione i zapisane w bazie. Dokument można wydrukować, wysłać kontrahentowi i przekazać dalej.
Zakupy i dokumenty zewnętrzne. Faktura przychodzi jako PDF w załączniku, jako zdjęcie paragonu albo jako skan. Żeby trafiła do ewidencji, ktoś musi przepisać dane do formularza. Przy kilkudziesięciu dokumentach miesięcznie zajmuje to kilka godzin, które nie generują przychodu.
Tablixa zajmuje się tym drugim kierunkiem — zamienia dokument w PDF na dane, zanim trafi on do systemu księgowego lub do KSeF.
Co dostajesz z jednego pliku PDF
XML FA(3) gotowy do KSeF. Struktura wymagana przez Krajowy System e-Faktur, zgodna ze schematem XSD Ministerstwa Finansów. Plik przechodzi walidację przed pobraniem — pełne zestawienie pól obowiązkowych opisaliśmy w opracowaniu schematu FA(3).
Excel z odczytanymi danymi. Arkusz z NIP-em, numerem dokumentu, datami, pozycjami i kwotami. Wygodny wtedy, gdy dane trzeba zestawić, sprawdzić albo zaimportować do systemu przyjmującego plik płaski.
Formaty importu popularnych programów. Jeżeli księgowość prowadzi biuro korzystające z Comarch ERP Optima lub InsERT, ten sam dokument można wyeksportować w formacie właściwym dla tych systemów — opisujemy to przy okazji Optimy i InsERT Subiekt.
Dlaczego to ma znaczenie akurat teraz
Obowiązek odbierania faktur ustrukturyzowanych obowiązuje od 1 lutego 2026 roku, a obowiązek ich wystawiania dla większości podatników od 1 kwietnia 2026 roku. Najmniejsi podatnicy zostają objęci obowiązkiem od 1 stycznia 2027 roku, a sankcje pozostają zawieszone do 31 grudnia 2026 roku.
Dla małej firmy oznacza to, że okres do końca 2026 roku jest czasem na uporządkowanie obiegu bez ryzyka kar. Jeśli część dokumentów nadal krąży w PDF, warto ustalić, kto i kiedy zamienia je na format ustrukturyzowany — zanim sankcje zaczną obowiązywać.
Kiedy wystarczy wersja bezpłatna
Firma wystawiająca kilka faktur miesięcznie zwykle nie potrzebuje planu płatnego. Pula bezpłatnych dokumentów przyznawana przy rejestracji pokrywa sporadyczne konwersje, a walidacja plików XML nie zużywa limitu i nie wymaga konta. Szczegóły zebraliśmy na stronie konwersji PDF do KSeF bez opłat.
Plan płatny ma sens dopiero przy powtarzalnym wolumenie — kilkudziesięciu dokumentach miesięcznie albo przy obsłudze wielu podmiotów.
Najczęstsze pytania
Czy Tablixa integruje się bezpośrednio z wFirmą? Nie udostępniamy dedykowanego konektora. Wynikiem konwersji jest plik XML FA(3), Excel albo format importu Optimy lub InsERT — do wykorzystania niezależnie od systemu księgowego.
Czy muszę zmieniać program księgowy? Nie. Tablixa działa przed ewidencją, na dokumentach wejściowych w PDF. Dotychczasowy system pozostaje bez zmian.
Czy mogę przetworzyć zdjęcie paragonu lub faktury? Tak. Silnik OCR obsługuje zdjęcia i skany. Rozpoznane dane można poprawić w edytorze przed pobraniem pliku.
Czy konwersja jest bezpłatna? Po rejestracji otrzymujesz pulę bezpłatnych dokumentów, bez podawania karty. Walidator plików XML działa bez limitu.
Co z fakturami od kontrahentów zagranicznych? Nie podlegają wysyłce do KSeF, ale zwykle trzeba je ująć w ewidencji — wtedy przydaje się eksport do Excela lub do formatu importu.
Wypróbuj na własnym dokumencie
Wgraj fakturę zakupu albo zdjęcie dokumentu i zobacz odczytane dane — uruchom konwerter. Przebieg całego procesu opisaliśmy krok po kroku w przewodniku jak przekonwertować fakturę PDF do KSeF.