Biuro rachunkowe obsługujące kilkudziesięciu klientów przetwarza miesięcznie setki faktur pochodzących z różnych źródeł i w różnych formatach. Tablixa pozwala zamienić te dokumenty na pliki XML FA(3) w trybie wsadowym, z podziałem na klientów i z osobnym kontekstem KSeF dla każdego NIP-u. Poniżej opisujemy, jak wygląda taka praca w praktyce.
Skąd bierze się problem z PDF-ami w biurze
Klienci biura rzadko dostarczają dokumenty w jednym standardzie. W jednym miesiącu do opracowania trafiają jednocześnie:
- faktury sprzedaży wystawione w programie klienta i wyeksportowane do PDF
- faktury zakupu otrzymane mailem od kontrahentów
- skany dokumentów papierowych i zdjęcia z telefonu
- zestawienia z systemów, które nie mają eksportu do FA(3)
Każdy z tych dokumentów zawiera komplet danych potrzebnych do wystawienia e-faktury, ale w formie nieczytelnej maszynowo. Ręczne przepisanie jednej faktury do systemu zajmuje od dwóch do pięciu minut. Przy trzystu dokumentach miesięcznie to od dziesięciu do dwudziestu pięciu godzin pracy, której nie da się zafakturować jako doradztwo.
Praca wieloklieńcka
Tablixa pozwala prowadzić odrębny kontekst dla każdego obsługiwanego podmiotu:
Klienci i NIP-y. Do konta biura można dodać wielu klientów, każdego z własnym NIP-em i danymi adresowymi. Dokumenty przypisujesz do konkretnego klienta, a nie do wspólnego worka.
Osobne tokeny KSeF. Każdy klient wymaga własnego tokena autoryzacyjnego z systemu Ministerstwa Finansów. Tokeny przechowywane są oddzielnie, dzięki czemu wysyłka odbywa się zawsze w kontekście właściwego podatnika.
Foldery i nazewnictwo. Przetworzone dokumenty trafiają do folderu przypisanego klientowi. Możesz ustawić wzorzec nazw, na przykład FV/01/2026, FV/02/2026 — numeracja nadawana jest automatycznie przy przypisaniu pliku do folderu.
Przetwarzanie wsadowe. Całą paczkę faktur jednego klienta można wgrać jednocześnie. Dokumenty przetwarzane są równolegle, a wynikiem jest archiwum z gotowymi plikami XML.
Kontrola przed wysyłką
W pracy biura koszt błędu jest wyższy niż u pojedynczego przedsiębiorcy — odrzucona faktura oznacza korektę, ponowną wysyłkę i wyjaśnienia wobec klienta. Dlatego każdy plik generowany przez Tablixę przechodzi walidację względem oficjalnego schematu XSD FA(3) jeszcze przed pobraniem.
Jeżeli do biura trafiają pliki XML wygenerowane przez systemy klientów, warto sprawdzić je przed wysyłką w walidatorze KSeF XML. Walidator wskazuje konkretne pole, które nie spełnia wymagań schematu, zamiast zwracać ogólny komunikat o błędzie.
Integracja z systemami księgowymi
Konwersja do KSeF nie jest jedynym potrzebnym formatem. Ten sam plik PDF można wyeksportować równolegle do:
- Comarch ERP Optima — plik XML dla modułu Praca Rozproszona; zagadnienie opisaliśmy szerzej przy okazji obiegu faktur PDF w Optimie
- InsERT Subiekt GT i Nexo — plik EDI++ (.epp), zobacz omówienie dla użytkowników InsERT
- Excel (.xlsx / .csv) — arkusz z danymi do dalszego przetwarzania lub importu w systemie finansowo-księgowym
Dzięki temu dokument wprowadzany jest raz, a trafia zarówno do KSeF, jak i do ewidencji prowadzonej w programie klienta.
Odpowiedzialność i terminy
Biuro rachunkowe działa na podstawie pełnomocnictwa i to na nim spoczywa organizacja obiegu dokumentów. Harmonogram wdrożenia KSeF oraz zakres obowiązków po stronie biura omawiamy oddzielnie w opracowaniu obowiązku KSeF w 2026 roku.
Warto zwrócić uwagę na dwie kwestie organizacyjne. Pierwsza to moment pozyskania tokenów od klientów — bez nich nie da się wysyłać faktur w ich imieniu. Druga to ustalenie, kto odpowiada za dokumenty dostarczone po terminie; KSeF nie zmienia zasad rozliczeń VAT, ale zmienia sposób ich dokumentowania.
Najczęstsze pytania
Czy mogę obsługiwać wielu klientów z jednego konta? Tak. Do konta można dodać wielu klientów, każdego z własnym NIP-em, folderem i tokenem KSeF. Wysyłka odbywa się zawsze w kontekście wybranego podatnika.
Czy tokeny KSeF klientów są bezpieczne? Tokeny przechowywane są w postaci zaszyfrowanej i wykorzystywane wyłącznie do wysyłki w kontekście danego NIP-u. Nie są udostępniane innym użytkownikom konta.
Ile faktur można przetworzyć jednocześnie? Paczkę kilkunastu dokumentów przetwarzamy równolegle. Przy większych wolumenach pracuje się zwykle partiami odpowiadającymi poszczególnym klientom.
Co się dzieje, gdy faktura zostanie odrzucona przez KSeF? System zwraca kod błędu wraz z opisem. Plik można poprawić w edytorze i wysłać ponownie bez konieczności powtarzania konwersji od początku.
Czy Tablixa zastępuje program księgowy? Nie. Jest warstwą przetwarzania dokumentów: zamienia PDF na format wymagany przez KSeF lub przez program księgowy, z którego korzysta biuro.
Sprawdź na własnych dokumentach
Wgraj paczkę faktur jednego klienta i zobacz wynik na swoich danych — otwórz konwerter PDF do KSeF. Jeżeli dopiero zaczynasz, opis całego procesu znajdziesz w przewodniku jak przekonwertować fakturę PDF do KSeF.