InsERT Subiekt GT i InsERT Nexo to jedne z najpopularniejszych systemów do zarządzania sprzedażą, magazynem i rozliczeniami w polskich małych i średnich firmach. Ich popularność wynika z intuicyjności, przystępnej ceny i świetnej integracji z polskim prawem podatkowym. Jednak podobnie jak wiele systemów ERP, mają one jedno klasyczne wąskie gardło: ręczne wprowadzanie faktur zakupowych od dostawców. Tablixa rozwiązuje ten problem przez automatyczną konwersję faktur PDF do formatu EDI++ (.epp) — standardu importu obsługiwanego natywnie przez produkty InsERT.
Problem, który zna każdy użytkownik Subiekt GT
Codzienność wielu firm korzystających z Subiekt GT lub Nexo wygląda następująco: dostawca przysyła fakturę mailem jako PDF, pracownik otwiera Subiekt, klika "Dodaj dokument zakupu", a następnie przepisuje ręcznie: NIP dostawcy, jego dane adresowe, numer faktury, datę wystawienia, datę zakupu, termin płatności, a potem każdą pozycję z osobna — nazwę towaru, ilość, jednostkę, cenę netto, stawkę VAT.
Przy kilku fakturach tygodniowo to jeszcze do zniesienia. Przy kilkudziesięciu — zajmuje to godziny dziennie. Dla biur rachunkowych obsługujących klientów z InsERT-em, ta praca powtarza się dla każdego klienta z osobna.
Format EDI++ (.epp) to odpowiedź InsERT na ten problem. Umożliwia import dokumentów do Subiekt GT i Nexo z pliku. Brakujący element układanki to automatyczne generowanie tych plików z faktur PDF — i właśnie to robi Tablixa.
Format EDI++ — czym jest i dlaczego ma znaczenie
EDI++ (Electronic Data Interchange++) to format pliku tekstowego (.epp) opracowany przez firmę InsERT do wymiany danych między systemami. Obsługuje import:
- Faktur zakupu (FZ)
- Faktur sprzedaży (FS)
- Dokumentów magazynowych (PZ, WZ)
- Faktur korygujących
Plik EDI++ można wygenerować ręcznie (jeśli ktoś zna specyfikację formatu) lub automatycznie — co robi Tablixa. Wystarczy wgrać PDF faktury, a Tablixa wygeneruje gotowy plik .epp, który można bezpośrednio zaimportować do Subiekt GT lub Nexo.
Jak Tablixa generuje pliki EDI++ z faktur PDF
Proces automatyzacji importu faktur do InsERT przebiega w trzech etapach:
Etap 1 — Ekstrakcja danych z PDF
Silnik AI Tablixa analizuje fakturę PDF i identyfikuje wszystkie kluczowe elementy dokumentu:
- Dane sprzedawcy: nazwa, NIP, adres, dane bankowe
- Dane nabywcy: nazwa, NIP, adres
- Dane dokumentu: numer faktury, data wystawienia, data sprzedaży, termin płatności, forma płatności
- Pozycje: nazwa towaru/usługi, ilość, jednostka, cena jednostkowa netto, stawka VAT, wartość netto, wartość VAT, wartość brutto
- Podsumowanie: kwoty netto, VAT i brutto w podziale na stawki VAT
Etap 2 — Mapowanie na format EDI++
Wyekstrahowane dane są mapowane na odpowiednią strukturę pliku EDI++ zgodną ze specyfikacją InsERT. System automatycznie przypisuje pola do właściwych sekcji pliku, zachowując wymagane formaty dat, liczb i identyfikatorów.
Etap 3 — Generowanie i pobieranie pliku .epp
Tablixa generuje gotowy plik .epp, który użytkownik pobiera jednym kliknięciem. Plik jest gotowy do importu bez żadnych dodatkowych modyfikacji.
Krok po kroku: import faktury PDF do Subiekt GT przez Tablixa
W Tablixa
- Zaloguj się na tablixa.app
- Przejdź do sekcji "PDF do InsERT EDI++"
- Wgraj fakturę PDF (obsługiwane formaty: PDF, JPG, PNG)
- Sprawdź podgląd wyekstrahowanych danych — zweryfikuj kluczowe pola
- Pobierz wygenerowany plik .epp
W Subiekt GT
- Otwórz Subiekt GT
- Przejdź do menu Dokumenty → Import z pliku EDI++
- Wskaż pobrany plik .epp
- Sprawdź podgląd importowanego dokumentu
- Zatwierdź import — faktura pojawia się w systemie
W InsERT Nexo
- Otwórz InsERT Nexo
- W module Handel lub Zakupy wybierz Import EDI++
- Wczytaj plik .epp
- Zweryfikuj dane i zatwierdź
Cały proces — od wgrania PDF do zapisanej faktury w Subiekt GT — zajmuje zwykle mniej niż 2 minuty, w porównaniu do 5–15 minut przy ręcznym wprowadzaniu.
Korzyści dla konkretnych grup użytkowników
Małe firmy handlowe i usługowe
Firma zatrudniająca kilku pracowników i przetwarzająca 30–100 faktur zakupowych miesięcznie oszczędza na automatyzacji od kilku do kilkunastu godzin pracy miesięcznie. To czas, który właściciel lub pracownik może przeznaczyć na działalność operacyjną zamiast na administrację.
Biura rachunkowe obsługujące klientów z InsERT-em
Dla biur rachunkowych, gdzie jeden pracownik obsługuje wielu klientów używających Subiekt GT lub Nexo, automatyzacja importu dokumentów jest szczególnie cenna. Zamiast logować się do każdego konta klienta i ręcznie wprowadzać faktury, pracownik przetwarza PDF-y przez Tablixa i importuje gotowe pliki .epp.
Przykładowy rachunek: biuro obsługuje 20 klientów, każdy z 40 fakturami zakupowymi miesięcznie = 800 faktur. Przy 5 minutach na fakturę to 4000 minut = ponad 66 godzin roboczych. Po wdrożeniu Tablixa — około 10–12 godzin. To realna oszczędność prawie półtora etatu.
Sklepy i hurtownie
Duży wolumen faktur zakupowych od wielu dostawców to chleb powszedni handlu. Różnorodność formatów faktur PDF (każdy dostawca ma swój własny wzór) nie stanowi problemu dla AI Tablixa, która rozpoznaje strukturę dokumentu niezależnie od jego wyglądu.
Firmy budowlane i produkcyjne
Faktury za materiały, usługi podwykonawców, sprzęt — często od wielu dostawców jednocześnie, na dużych kwotach. Precyzja ekstrakcji danych i wyeliminowanie błędów przepisywania ma tu szczególne znaczenie finansowe.
Obsługa różnych wariantów faktur
Faktury z wieloma pozycjami
Tablixa obsługuje faktury z dużą liczbą pozycji — każda pozycja jest ekstrahowana osobno i mapowana jako oddzielna linia w pliku EDI++. Nie ma ograniczenia liczby pozycji.
Faktury z różnymi stawkami VAT
Dokument może zawierać pozycje opodatkowane różnymi stawkami (23%, 8%, 5%, 0%, ZW, NP). Tablixa poprawnie identyfikuje stawkę dla każdej pozycji i uwzględnia ją w strukturze EDI++.
Faktury walutowe
Faktury w EUR, USD i innych walutach są obsługiwane. Kurs walutowy, jeśli jest podany na fakturze, jest uwzględniany w pliku EDI++. W przeciwnym razie pole kursu pozostaje do uzupełnienia w Subiekt.
Faktury od dostawców zagranicznych
Zagraniczne faktury w języku angielskim, niemieckim, czeskim i innych językach europejskich są prawidłowo rozpoznawane przez wielojęzyczny silnik OCR.
Skany i zdjęcia faktur
Tablixa obsługuje nie tylko natywne PDF-y, ale też skany i zdjęcia faktur papierowych. Jakość wyniku zależy od jakości obrazu — zalecamy skany o rozdzielczości min. 200 DPI.
Najczęstsze pytania o import PDF do InsERT
Czy plik EDI++ generowany przez Tablixa jest oficjalnie wspierany przez InsERT?
Format EDI++ jest standardowym formatem wymiany danych InsERT, dostępnym w Subiekt GT i Nexo. Tablixa generuje pliki zgodne z tym formatem. InsERT nie certyfikuje narzędzi zewnętrznych, ale import pliku .epp to standardowa funkcja systemu.
Co się stanie, jeśli towar z faktury nie istnieje jeszcze w katalogu Subiekt?
Przy imporcie EDI++ do Subiekt GT możesz wybrać, czy system ma automatycznie tworzyć nowe kartoteki towarowe, czy tylko importować pozycje pasujące do istniejących. To ustawienie jest konfigurowane po stronie Subiekt, nie Tablixa.
Czy Tablixa obsługuje import do Subiekt nexo (nie tylko GT)?
Tak. InsERT Nexo obsługuje ten sam format EDI++, co Subiekt GT. Wygenerowany przez Tablixa plik .epp można zaimportować do obu systemów.
Ile kosztuje korzystanie z Tablixa?
Tablixa jest dostępna w modelu subskrypcyjnym. Szczegóły cennika znajdziesz na tablixa.app. Dostępna jest możliwość przetestowania narzędzia przed zakupem subskrypcji.
Czy mogę przetworzyć wiele faktur naraz?
Tak. Tablixa obsługuje przetwarzanie wsadowe — wgraj wiele faktur PDF jednocześnie, a system przetworzy je równolegle. Wyniki pobierasz osobno lub jako zbiorczy plik ZIP zawierający pliki EDI++ dla każdej faktury.
Automatyzacja InsERT jako element cyfrowej transformacji firmy
Wprowadzenie automatyzacji importu faktur do Subiekt GT lub Nexo to jeden z najszybciej zwracających się kroków w cyfryzacji małej lub średniej firmy. Inwestycja w narzędzie takie jak Tablixa zwraca się już w pierwszym miesiącu dla każdej firmy przetwarzającej regularnie kilkadziesiąt lub więcej faktur zakupowych.
Co więcej, w kontekście wdrożenia obowiązkowego KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur), posiadanie sprawnych procesów cyfrowego przetwarzania faktur staje się nie tylko kwestią wygody, ale też gotowości na nowe wymogi prawne. Firmy, które już dziś automatyzują obieg dokumentów, będą lepiej przygotowane na pełne e-fakturowanie.
Zacznij bezpłatny okres próbny na tablixa.app i przekonaj się, jak szybko automatyzacja importu do InsERT zwróci się w Twojej firmie.