Symfonia jest systemem finansowo-księgowym używanym głównie przez średnie firmy i biura rachunkowe. Niezależnie od tego, w jakim zakresie obsługuje wymianę z KSeF w danej wersji i konfiguracji, pozostaje ten sam problem organizacyjny: dokumenty, które przyszły do firmy w formacie PDF, nie są danymi ustrukturyzowanymi i ktoś musi je wprowadzić. Ten tekst dotyczy właśnie tej części obiegu.
Dlaczego PDF jest wąskim gardłem niezależnie od systemu
Każdy system księgowy pracuje na rekordach. Faktura wprowadzona do programu ma wyodrębnione pola: kontrahenta, numer, daty, pozycje, stawki, kwoty. Na tej podstawie można ją zaksięgować, ująć w rejestrze VAT i przekazać dalej.
Faktura w PDF tych pól nie ma. Ma układ graficzny i tekst — komplet informacji zapisany w sposób czytelny dla człowieka, ale nie dla programu. Dopóki dane nie zostaną przeniesione do struktury, dokument pozostaje poza ewidencją.
Ta różnica nie zależy od marki oprogramowania. Występuje wszędzie tam, gdzie do firmy trafiają dokumenty spoza własnego systemu:
- faktury zakupu od dostawców przesyłane mailem
- dokumenty od podwykonawców, rozliczane cyklicznie
- skany faktur papierowych
- eksporty z systemów branżowych, które udostępniają wyłącznie PDF
- archiwum sprzed migracji między programami
Co można zrobić przed wprowadzeniem do systemu
Tablixa działa na etapie poprzedzającym ewidencję: przyjmuje plik PDF i zwraca dane w wybranej strukturze.
XML FA(3) dla KSeF. Format wymagany przez Krajowy System e-Faktur, zdefiniowany schematem XSD Ministerstwa Finansów. Ma ściśle określoną kolejność elementów i reguły warunkowe — ich zestawienie znajdziesz w opracowaniu pól wymaganych schematu FA(3).
Excel (.xlsx / .csv). Arkusz z odczytanymi danymi. To najbardziej uniwersalna forma pośrednia, jeśli docelowy system przyjmuje import z pliku płaskiego albo jeśli dane mają posłużyć do kontroli i uzgodnień przed księgowaniem.
Formaty importu innych systemów. Jeżeli w firmie równolegle funkcjonuje Comarch ERP Optima albo InsERT, ten sam dokument można wyeksportować w formacie właściwym dla tych programów — opisujemy to przy okazji Optimy oraz InsERT Subiekt.
Kontrola pliku przed wysyłką
Niezależnie od tego, który system generuje plik XML, warto sprawdzić go przed przekazaniem do KSeF. Odrzucenie oznacza brak numeru KSeF, a więc dokument bez mocy faktury ustrukturyzowanej — i konieczność powtórzenia procesu.
Walidator KSeF XML sprawdza zgodność pliku ze schematem XSD i wskazuje konkretny element, który nie spełnia wymagań, wraz z opisem problemu. Działa na plikach z dowolnego źródła, także wygenerowanych przez inne oprogramowanie, i nie wymaga zakładania konta.
Kwestia terminów
Harmonogram wdrożenia KSeF jest wspólny dla wszystkich podatników i nie zależy od używanego programu: obowiązek odbierania faktur ustrukturyzowanych obowiązuje od 1 lutego 2026 roku, obowiązek wystawiania dla większości podatników od 1 kwietnia 2026 roku, a dla najmniejszych od 1 stycznia 2027 roku. Sankcje pozostają zawieszone do 31 grudnia 2026 roku.
Konsekwencje organizacyjne dla biur rachunkowych omawiamy osobno w tekście o obowiązku KSeF w 2026 roku.
Najczęstsze pytania
Czy Tablixa integruje się bezpośrednio z Symfonią? Nie oferujemy dedykowanego konektora do Symfonii. Udostępniamy dane w formatach uniwersalnych — XML FA(3) dla KSeF oraz Excel — oraz w formatach importu Comarch ERP Optima i InsERT.
Czy muszę rezygnować z dotychczasowego systemu? Nie. Tablixa działa przed ewidencją, na dokumentach wejściowych. System finansowo-księgowy pozostaje bez zmian.
Skąd mam wiedzieć, czy mój program obsługuje KSeF w potrzebnym zakresie? Zakres wsparcia zależy od wersji i konfiguracji wdrożenia — tę informację najpewniej uzyskasz u dostawcy oprogramowania. Niezależnie od odpowiedzi problem dokumentów przychodzących w PDF pozostaje ten sam.
Czy walidator działa na plikach z innego systemu? Tak. Walidator sprawdza plik XML względem schematu XSD niezależnie od tego, jaki program go wygenerował.
Czy oryginalne pliki PDF są przechowywane? Nie. Dokumenty źródłowe przetwarzane są w pamięci i nie są zapisywane na serwerach.
Sprawdź na własnym dokumencie
Wgraj fakturę PDF i zobacz, jakie dane zostaną odczytane — uruchom konwerter. Jeżeli chcesz najpierw sprawdzić gotowy plik XML z innego systemu, skorzystaj z bezpłatnego walidatora.