Comarch ERP Optima to jeden z najczęściej używanych systemów księgowych w Polsce i obsługuje wystawianie faktur oraz współpracę z KSeF w zakresie dokumentów wprowadzonych do systemu. Problem pojawia się wtedy, gdy faktura nie powstała w Optimie, tylko przyszła z zewnątrz w postaci pliku PDF — takiego dokumentu system nie odczyta automatycznie. Ten tekst opisuje, gdzie dokładnie leży ta luka i jak ją domknąć.
Gdzie kończy się zakres systemu
Optima operuje na dokumentach, które są w niej zarejestrowane. Jeżeli faktura została wystawiona w module handlowym, dane są kompletne i ustrukturyzowane — numer, kontrahent, pozycje, stawki VAT, podsumowanie. System ma wszystko, czego potrzebuje.
Inaczej wygląda sytuacja dokumentu przychodzącego. Faktura od dostawcy w formacie PDF jest z punktu widzenia systemu obrazem: zawiera komplet informacji, ale w formie przeznaczonej dla człowieka. Aby trafiła do ewidencji, ktoś musi przepisać NIP, numer dokumentu, daty, pozycje i kwoty.
To samo dotyczy sytuacji przejściowych, które w praktyce zdarzają się często:
- firma migruje z innego programu i ma archiwum faktur wyłącznie w PDF
- część sprzedaży prowadzona jest w systemie zewnętrznym (sklep internetowy, platforma sprzedażowa), który eksportuje wyłącznie PDF
- dokumenty od kontrahentów przychodzą mailem jako załączniki
- faktury papierowe trafiają do biura w formie skanów
W każdym z tych przypadków dane istnieją, lecz nie w formacie, który Optima albo KSeF może przyjąć bez pracy ręcznej.
Dwa formaty wyjściowe, jeden dokument źródłowy
Tablixa odczytuje fakturę PDF i zapisuje te same dane w dwóch różnych strukturach, w zależności od tego, dokąd mają trafić.
Plik XML dla modułu Praca Rozproszona. To format importu używany przez Comarch ERP Optima do wprowadzania dokumentów z zewnątrz. Wygenerowany plik zawiera dane kontrahenta, pozycje dokumentu i podsumowanie VAT w układzie oczekiwanym przez import. Narzędzie opisane jest szerzej na stronie konwersji PDF do Comarch Optima.
Plik XML FA(3) dla KSeF. To odrębna struktura, zdefiniowana schematem XSD Ministerstwa Finansów, i nie jest tym samym plikiem co import do Optimy. Tu obowiązuje ścisła kolejność elementów, własne nazwy pól i reguły warunkowe. Szczegóły opisaliśmy w opracowaniu struktury FA(3) i pól wymaganych.
Oba pliki powstają z jednego wgrania dokumentu. Dzięki temu faktura nie jest wprowadzana dwukrotnie — raz do ewidencji i raz do KSeF.
Na co zwrócić uwagę przy imporcie
Zgodność kontrahenta. Import do Optimy działa sprawnie, gdy kontrahent istnieje już w bazie i jego NIP zgadza się co do cyfry. Na fakturach NIP bywa zapisywany z prefiksem PL, spacjami lub myślnikami — przy konwersji normalizujemy go do dziesięciu cyfr, ale warto zweryfikować dopasowanie po stronie systemu.
Stawki i kategorie. Odwzorowanie stawek VAT jest jednoznaczne, natomiast kategorie i konta księgowe zależą od konfiguracji konkretnej instalacji. Import wprowadza dokument, ale dekretacja pozostaje po stronie księgowego.
Dokumenty korygujące. Korekty mają odrębny rodzaj zarówno w schemacie FA(3), jak i w ewidencji. Przed wysyłką warto sprawdzić, czy dokument został rozpoznany jako korekta, a nie jako zwykła faktura sprzedaży.
Kolejność pracy, która się sprawdza
W firmach korzystających z Optimy najczęściej sprawdza się następujący układ: dokumenty wystawiane w systemie obsługiwane są jego własnym mechanizmem, a dokumenty przychodzące z zewnątrz przechodzą przez konwersję z PDF. Tablixa nie zastępuje wtedy Optimy — uzupełnia ją w miejscu, w którym kończą się dane ustrukturyzowane.
Biura rachunkowe prowadzące wielu klientów w Optimie zwykle dokładają do tego podział na foldery per klient i osobne tokeny KSeF; ten scenariusz opisujemy w omówieniu pracy biura rachunkowego.
Najczęstsze pytania
Czy Tablixa zastępuje Comarch ERP Optima? Nie. Optima pozostaje systemem księgowym. Tablixa zajmuje się dokumentami, które przychodzą w PDF i muszą zostać zamienione na format importu lub na XML FA(3).
Czy plik importu do Optimy to to samo, co plik KSeF? Nie. To dwie różne struktury. Import do Optimy używa formatu Pracy Rozproszonej, a KSeF wymaga XML zgodnego ze schematem FA(3).
Czy muszę mieć Optimę, żeby korzystać z konwersji do KSeF? Nie. Konwersja PDF do FA(3) XML działa niezależnie od posiadanego oprogramowania.
Co z fakturami zagranicznymi? Dokumenty od kontrahentów spoza Polski nie podlegają wysyłce do KSeF, ale zwykle trzeba je wprowadzić do ewidencji. W takim przypadku użyteczny jest eksport do formatu importu lub do Excela.
Czy dane kontrahenta są dopasowywane automatycznie? Odczytujemy NIP i pełne dane adresowe z dokumentu. Dopasowanie do istniejącej kartoteki następuje po stronie systemu księgowego przy imporcie.
Sprawdź na swoim dokumencie
Wgraj fakturę PDF i pobierz plik importu albo XML FA(3) — uruchom konwerter. Użytkownikom InsERT polecamy analogiczne omówienie: InsERT Subiekt a faktury PDF w KSeF.