InsERT Subiekt GT i Subiekt nexo obsługują sprzedaż i gospodarkę magazynową, a dokumenty wystawione w systemie mają komplet danych potrzebnych do dalszego obiegu. Luka dotyczy dokumentów, które do systemu nie trafiły — faktur zakupu w PDF, skanów i plików z systemów zewnętrznych. Ten tekst opisuje, jak zamknąć tę lukę bez ręcznego przepisywania.
Czym różni się dokument własny od przychodzącego
Faktura wystawiona w Subiekcie jest rekordem w bazie: ma kontrahenta z kartoteki, pozycje powiązane z asortymentem, stawki VAT i podsumowanie. System może ją wyeksportować, wydrukować albo przekazać dalej, bo zna znaczenie każdego pola.
Faktura zakupu w PDF nie ma żadnej z tych właściwości. Zawiera te same informacje, ale zapisane jako tekst przeznaczony do czytania. Dla systemu to plik binarny — dopóki ktoś nie przepisze danych do formularza, dokument nie istnieje w ewidencji.
W praktyce dotyczy to przede wszystkim:
- faktur kosztowych od dostawców przesyłanych mailem
- dokumentów od podwykonawców i usługodawców
- faktur za media, telekomunikację i usługi cykliczne
- sprzedaży prowadzonej przez kanały zewnętrzne, które eksportują wyłącznie PDF
- archiwum sprzed migracji z poprzedniego programu
Format EDI++ i format KSeF to dwie różne rzeczy
Warto rozdzielić dwa formaty, które bywają mylone, bo oba są plikami wymiany danych.
EDI++ (.epp) to format importu używany w rodzinie InsERT — służy do wprowadzania dokumentów i kartotek do Subiekta. Tablixa generuje takie pliki na podstawie faktur PDF; narzędzie opisane jest na stronie konwersji PDF do InsERT Subiekt.
XML FA(3) to struktura wymagana przez Krajowy System e-Faktur, zdefiniowana schematem XSD Ministerstwa Finansów. Ma własną, ściśle określoną kolejność elementów i reguły warunkowe — opisaliśmy je w opracowaniu pól wymaganych schematu FA(3).
Plik EDI++ nie zostanie przyjęty przez KSeF, a plik FA(3) nie zaimportuje się do Subiekta. Z jednego dokumentu PDF Tablixa potrafi wygenerować oba, dzięki czemu faktura wprowadzana jest raz.
Praktyczne uwagi przy imporcie do Subiekta
Kartoteka kontrahentów. Import działa najpłynniej, gdy dostawca istnieje już w kartotece, a jego NIP zapisany jest w tej samej postaci. Przy konwersji normalizujemy NIP do dziesięciu cyfr, usuwając prefiks PL, spacje i myślniki.
Asortyment. Pozycje faktury zakupu rzadko odpowiadają jeden do jednego kartotece towarowej. Import wprowadza dokument z pozycjami odczytanymi z faktury, natomiast powiązanie z asortymentem czy sposób rozksięgowania pozostaje decyzją użytkownika.
Dokumenty wielostronicowe. Faktury z dużą liczbą pozycji często zajmują kilka stron. Przetwarzany jest cały plik, nie trzeba go dzielić przed wgraniem.
Korekty. Faktura korygująca ma odrębny rodzaj zarówno w ewidencji, jak i w schemacie FA(3). Warto zweryfikować rozpoznany rodzaj dokumentu przed wysyłką do KSeF.
Typowy układ pracy
Firmy korzystające z Subiekta zwykle zostawiają sprzedaż w systemie, a konwersję z PDF wykorzystują po stronie zakupów i dokumentów zewnętrznych. Tablixa nie wchodzi wtedy w rolę programu handlowego — działa tam, gdzie kończą się dane ustrukturyzowane, czyli na wejściu.
Jeżeli obsługujesz kilku klientów korzystających z różnych programów, przydatny będzie opis pracy wieloklieńckiej w biurze rachunkowym — foldery, osobne tokeny KSeF i przetwarzanie wsadowe.
Najczęstsze pytania
Czy Tablixa zastępuje Subiekta? Nie. Subiekt pozostaje systemem sprzedażowo-magazynowym. Tablixa przetwarza dokumenty przychodzące w PDF i zamienia je na format importu lub na XML FA(3).
Czy plik .epp można wysłać do KSeF? Nie. KSeF przyjmuje wyłącznie XML zgodny ze schematem FA(3). EDI++ to format wymiany danych z systemami InsERT.
Czy obsługiwane są zarówno Subiekt GT, jak i nexo? Generujemy pliki w formacie EDI++ (.epp), używanym w obu liniach. Sposób importu różni się między wersjami programu.
Czy muszę mieć Subiekta, żeby konwertować do KSeF? Nie. Konwersja PDF do FA(3) XML jest niezależna od posiadanego oprogramowania.
Co z fakturami zagranicznymi? Nie podlegają wysyłce do KSeF, ale zwykle trzeba je wprowadzić do ewidencji — wtedy przydaje się eksport do EDI++ lub do Excela.
Sprawdź na własnym dokumencie
Wgraj fakturę zakupu w PDF i pobierz plik EDI++ albo XML FA(3) — uruchom konwerter. Użytkownikom Comarch ERP Optima polecamy równoległe omówienie: Comarch Optima a faktury PDF w KSeF.