Konwersja faktury PDF do KSeF polega na odczytaniu danych z dokumentu i zapisaniu ich w strukturze XML zgodnej ze schematem FA(3) Ministerstwa Finansów. W Tablixie sprowadza się to do trzech kroków: wgrania pliku PDF, weryfikacji odczytanych danych i pobrania gotowego XML-a. Cały proces dla pojedynczej faktury trwa kilka sekund i nie wymaga instalowania żadnego oprogramowania.
Poniżej opisujemy przebieg konwersji krok po kroku, wraz z miejscami, w których najczęściej pojawiają się problemy.
Krok 1 — przygotowanie pliku
Tablixa przyjmuje faktury w formacie PDF, a także skany i zdjęcia dokumentów papierowych. Nie ma znaczenia, z jakiego programu pochodzi PDF — układ graficzny może być dowolny, ponieważ dane rozpoznawane są na podstawie treści, a nie stałych pozycji na stronie.
Na jakość odczytu wpływa przede wszystkim czytelność dokumentu:
- PDF wygenerowany elektronicznie odczytywany jest najdokładniej
- skan w rozdzielczości co najmniej 300 dpi daje wyniki porównywalne z PDF
- zdjęcie telefonem wymaga równomiernego oświetlenia i braku cieni na tabeli pozycji
- faktury wielostronicowe przetwarzane są w całości — nie trzeba dzielić pliku
Jeżeli dysponujesz paczką faktur za cały miesiąc, możesz wgrać je jednocześnie. Przetwarzanie wsadowe opisaliśmy szerzej na stronie konwersji PDF do KSeF FA(3) XML.
Krok 2 — odczyt i weryfikacja danych
Po wgraniu pliku silnik OCR z modelem językowym rozpoznaje strukturę faktury i przypisuje wartości do konkretnych pól schematu FA(3). Rozpoznawane są między innymi:
- NIP sprzedawcy i nabywcy wraz z pełnymi danymi adresowymi
- numer faktury oraz data wystawienia (pole
P_1) i data sprzedaży (P_6) - pozycje faktury: nazwa towaru lub usługi, jednostka, ilość, cena netto, wartość
- stawki VAT dla każdej pozycji, w tym stawki zwolnione (
zw) i „nie podlega" (np) - podsumowanie VAT w rozbiciu na stawki oraz wartość brutto (
P_15) - forma i termin płatności, status zapłaty, numer rachunku bankowego
Na tym etapie warto zwrócić uwagę na trzy rzeczy. Po pierwsze — NIP nabywcy, ponieważ na fakturach bywa zapisywany z prefiksem PL, myślnikami lub spacjami; do XML trafia dziesięć cyfr bez separatorów. Po drugie — sumy, jeśli faktura zawiera rabaty lub pozycje w różnych stawkach. Po trzecie — status płatności, bo od niego zależy, które pola sekcji płatności są w schemacie wymagane.
Wszystkie odczytane wartości można poprawić w edytorze przed pobraniem pliku. Zmiana w edytorze od razu przekłada się na generowany XML.
Krok 3 — walidacja i pobranie pliku
Zanim plik trafi do Ciebie, przechodzi walidację względem oficjalnego schematu XSD FA(3). Sprawdzana jest kolejność elementów, obecność pól wymaganych, formaty dat i liczb oraz spójność kwot. Plik, który pobierasz, jest gotowy do wysyłki do KSeF.
Jeżeli chcesz sprawdzić plik XML pochodzący z innego systemu, możesz skorzystać z bezpłatnego walidatora KSeF XML — wskazuje on konkretne błędne elementy wraz z opisem problemu. Pełne zestawienie pól obowiązkowych znajdziesz w opracowaniu struktury schematu FA(3).
Gotowy plik możesz pobrać albo wysłać do KSeF bezpośrednio z panelu, po jednorazowym połączeniu konta tokenem z systemu Ministerstwa Finansów. W odpowiedzi otrzymujesz numer KSeF i UPO.
Najczęstsze problemy przy konwersji
Faktura zawiera pozycje w kilku stawkach VAT. Schemat wymaga rozbicia podsumowania na poszczególne stawki. Konwersja robi to automatycznie, ale warto zweryfikować sumy, jeśli na dokumencie zastosowano rabat na całość.
Dokument jest fakturą korygującą lub zaliczkową. To odrębne rodzaje faktury w schemacie FA(3) i wymagają dodatkowych pól. Sprawdź wartość elementu RodzajFaktury przed wysyłką.
Faktura jest opłacona w momencie wystawienia. Wtedy schemat wymaga pola z datą zapłaty i jednocześnie zabrania podawania terminu płatności. Jest to jedna z częstszych przyczyn odrzucenia pliku przez KSeF.
Faktura od kontrahenta zagranicznego. Dokumenty spoza Polski nie trafiają do KSeF, ale często trzeba wprowadzić je do własnej ewidencji — w takim przypadku użyteczna bywa konwersja do Excela lub bezpośrednio do formatu systemu księgowego.
Najczęstsze pytania
Ile trwa konwersja jednej faktury? Pojedynczy dokument przetwarzany jest w kilka sekund. Paczka kilkunastu faktur przetwarzana jest równolegle, więc czas rośnie nieproporcjonalnie wolniej niż liczba plików.
Czy muszę zmieniać program księgowy? Nie. Punktem wejścia jest plik PDF, a wyjściem gotowy XML lub plik importu do systemu księgowego. Tablixa działa obok dotychczasowego oprogramowania.
Czy konwersja działa na skanach i zdjęciach? Tak. Silnik OCR obsługuje skany oraz zdjęcia wykonane telefonem. Wszystkie rozpoznane dane można poprawić przed pobraniem pliku.
Czy oryginalne pliki PDF są przechowywane? Nie. Pliki źródłowe przetwarzane są w pamięci i nie są zapisywane na serwerach. Przechowywane są wyłącznie wyniki konwersji, które możesz usunąć w dowolnym momencie.
Ile kosztuje konwersja? Pierwsze dokumenty są bezpłatne i nie wymagają podania karty — szczegóły opisaliśmy na stronie konwersji PDF do KSeF bez opłat.
Zacznij konwersję
Wgraj fakturę PDF i pobierz gotowy plik XML FA(3) — uruchom konwerter. Jeżeli prowadzisz biuro rachunkowe i przetwarzasz dokumenty wielu klientów, zobacz opis pracy wieloklienckiej w Tablixie.