KSeF FA(3) XML: generowanie i wysyłka e-faktury przez Tablixa

Tablixa Blog · 2026-05-11

KSeF FA(3) XML: jak Tablixa generuje i wysyła e-fakturę

Krajowy System e-Faktur (KSeF) przyjmuje faktury wyłącznie w formacie XML zgodnym ze strukturą FA(3) — oficjalnym schematem XSD opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Każde odchylenie od tego schematu skutkuje odrzuceniem faktury.

Tablixa bierze na siebie całą tę złożoność techniczną. Ty wgrywasz PDF lub zdjęcie faktury — Tablixa generuje poprawny XML FA(3) i wysyła go do KSeF. Numer referencyjny wraca w kilka sekund.

---

Czym jest struktura FA(3)?

FA(3) to trzecia wersja schematu XSD dla e-faktur w Polsce. Każda e-faktura wysyłana do KSeF musi:

• Być plikiem XML zgodnym z przestrzenią nazw urn:iks.mf.gov.pl:wzor:FA(3)
• Zawierać wszystkie pola obowiązkowe zdefiniowane w XSD
• Mieć poprawnie sformatowane daty (ISO 8601), kwoty (do 2 miejsc po przecinku), numery NIP (10 cyfr)
• Przejść walidację XSD po stronie serwera KSeF przed przyjęciem

Błąd w jednym polu (np. zła długość NIP, brakujące pole P_1 z datą wystawienia) powoduje odrzucenie całej faktury.

---

Jak Tablixa generuje XML FA(3)?

Krok 1 – Odczyt faktury przez AI

Gdy wgrywasz fakturę PDF (lub zdjęcie), Tablixa wysyła dokument do silnika AI opartego na Google Gemini. AI odczytuje:

• NIP sprzedawcy i nabywcy
• Numer faktury
• Daty wystawienia i sprzedaży
• Pozycje faktury (nazwa, ilość, cena, stawka VAT)
• Kwoty netto, VAT, brutto
• Dane adresowe podmiotów

Dokładność odczytu wynosi powyżej 95% dla standardowych faktur VAT.

Krok 2 – Mapowanie do struktury FA(3)

Odczytane dane są mapowane do odpowiednich pól schematu FA(3):

Krok 3 – Walidacja XSD

Przed wysyłką Tablixa waliduje wygenerowany XML lokalnie przy użyciu oficjalnego schematu XSD MF. Jeśli walidacja wykryje błąd — faktura nie jest wysyłana, a Ty otrzymujesz szczegółowy komunikat o tym, co należy poprawić.

Krok 4 – Wysyłka do KSeF przez API

Po pomyślnej walidacji Tablixa wywołuje endpoint KSeF API:

POST /api/online/Invoice/Send

Z nagłówkiem autoryzacji zawierającym token KSeF i opcjonalnie contextNip (przy wysyłce w imieniu klienta). KSeF zwraca numer referencyjny — unikalny identyfikator faktury w systemie.

---

Obsługiwane stawki VAT w FA(3)

Tablixa poprawnie obsługuje wszystkie polskie stawki VAT:

---

Jak wygląda wysyłka do KSeF w Tablixa?

1. Otwórz folder klienta (lub główny folder dla własnych faktur)
2. Wgraj fakturę PDF lub wybierz już przetworzoną
3. Kliknij Wyślij do KSeF
4. Jeśli faktura jest przetwarzana po raz pierwszy — Tablixa analizuje ją AI i generuje XML
5. Wyświetla podgląd kluczowych danych (NIP, kwoty) — możesz sprawdzić czy AI odczytało poprawnie
6. Kliknij Wyślij — XML trafia do KSeF
7. Po kilku sekundach zobaczysz:

• ✅ Numer referencyjny KSeF (np. 20250511-SE-82A1B2C3D4)
• Data i godzina wysyłki
• Status: Wysłano

---

Co to jest numer referencyjny KSeF?

Numer referencyjny (KSeF Reference Number) to unikalny identyfikator faktury nadany przez system KSeF po przyjęciu dokumentu. Format:

YYYYMMDD-XX-XXXXXXXXXXXXXXXX

Numer referencyjny:

• Potwierdza, że faktura jest zarejestrowana w KSeF
• Jest podstawą do wygenerowania UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru)
• Może być wymagany przy korekcie faktury przez KSeF
• Należy go przechowywać na równi z oryginałem faktury

Tablixa zapisuje numer referencyjny przy każdej fakturze i wyświetla go w historii dokumentów.

---

Ile trwa przetworzenie faktury PDF do wysyłki KSeF?

Dla faktur, które były już wcześniej przetworzone przez AI — ponowna wysyłka trwa poniżej 2 sekund (dane są już zapisane).

---

Jakie faktury obsługuje Tablixa?

• ✅ Faktury VAT krajowe (FA(3))
• ✅ Faktury z wieloma pozycjami
• ✅ Faktury z różnymi stawkami VAT na jednym dokumencie
• ✅ Faktury skanowane (JPG, PNG) i PDF
• ✅ Faktury w językach obcych (AI tłumaczy kluczowe pola)
• ⏳ Faktury korygujące — wkrótce
• ⏳ Noty korygujące — wkrótce

---

Tablixa vs ręczne tworzenie XML FA(3)

Tablixa eliminuje całą warstwę techniczną — Ty skupiasz się na treści faktury, nie na formacie pliku.