Obowiązkowe pola XML w KSeF FA(3): kompletna lista dla sprzedawcy

Tablixa Blog · 2026-05-07

Obowiązkowe pola XML w KSeF FA(3): kompletna lista dla sprzedawcy

Każda faktura elektroniczna wysyłana do Krajowego Systemu e-Faktur musi być zgodna ze schematem FA(3) – aktualną wersją struktury XML zatwierdzoną przez Ministerstwo Finansów. Brak choćby jednego wymaganego pola skutkuje odrzuceniem dokumentu przez system.

W tym artykule omawiamy dokładnie, które pola są obowiązkowe, co oznaczają i jakie wartości przyjmują.

Struktura schematu FA(3)

Plik XML KSeF FA(3) składa się z kilku kluczowych sekcji. Każda z nich zawiera pola obowiązkowe i opcjonalne. Schemat XSD publikowany przez Ministerstwo Finansów precyzyjnie określa, co jest wymagane.

Nagłówek i atrybut schemaVersion

Każdy plik musi zaczynać się od deklaracji przestrzeni nazw oraz numeru wersji schematu:

<Faktura xmlns="http://crd.gov.pl/wzor/2023/06/29/12648/"
         SchemaVersion="1-0E">

Atrybut SchemaVersion o wartości 1-0E jest bezwzględnie wymagany – jego brak lub nieprawidłowa wartość spowoduje błąd walidacji XSD jeszcze przed wysyłką.

Sekcja Podmiot1 – Sprzedawca

To dane wystawcy faktury. Obowiązkowe elementy:

Ważne: NIP sprzedawcy musi być zarejestrowany w KSeF. Wysyłka z nieaktywnym NIP zakończy się błędem NIP_NIEZGODNY.

Sekcja Podmiot2 – Nabywca

Dla krajowego nabywcy VAT wymagane pola to:

• NIP – identyfikator podatkowy nabywcy (10 cyfr)
• Nazwa – pełna nazwa firmy nabywcy
• AdresPodmiotu – adres (te same pola co dla sprzedawcy)

W przypadku nabywców zagranicznych zamiast NIP można podać NrEORI lub NrVatUE (poprzedzony kodem kraju, np. DE123456789).

Sekcja Fa – Dane faktury

To najważniejsza sekcja. Obowiązkowe pola:

Identyfikacja faktury

• KodWaluty – waluta transakcji (ISO 4217), np. PLN, EUR. Pole obowiązkowe.
• P_1 – data wystawienia faktury w formacie YYYY-MM-DD.
• P_2 – numer faktury nadany przez sprzedawcę.
• RodzajFaktury – typ dokumentu: VAT (standardowa), KOR (korygująca), ZAL (zaliczkowa).

Sumy i podatki

• P_13_1 do P_13_5 – kwoty netto według stawek VAT (23%, 8%, 5%, 0%, zw.).
• P_14_1 do P_14_5 – kwoty VAT odpowiadające każdej stawce.
• P_15 – łączna kwota brutto faktury. To pole jest kluczowe i musi zgadzać się z sumą pozycji.

Daty

• P_1 – data wystawienia (zawsze obowiązkowa).
• P_6 – data sprzedaży lub wykonania usługi. Wymagana, gdy różni się od daty wystawienia.

Sekcja FaWiersz – Pozycje faktury

Każda pozycja musi zawierać:

Nie mylić: P_11 to wartość netto całej pozycji (cena × ilość), a P_15 na poziomie faktury to suma brutto wszystkich pozycji.

Pola opcjonalne, które warto uzupełnić

Choć nie są wymagane przez schemat, wiele z tych pól jest oczekiwanych przez kontrahentów lub systemy księgowe:

• P_22 – kod GTU (Grupy Towarów i Usług) – wymagany dla objętych JPK_V7
• P_18A – oznaczenie TP dla transakcji z podmiotami powiązanymi
• Platnosc/RachunekBankowy – numer rachunku bankowego do płatności

Jak Tablixa generuje FA(3) z PDF?

Narzędzie Tablixa odczytuje fakturę PDF przy użyciu modeli AI, a następnie automatycznie mapuje wyodrębnione dane na odpowiednie pola schematu FA(3). System weryfikuje:

• Poprawność NIP (suma kontrolna)
• Zgodność kwot netto + VAT = brutto
• Obecność wszystkich pól obowiązkowych

Wygenerowany plik XML jest gotowy do walidacji i wysyłki do KSeF.

Podsumowanie

Schemat KSeF FA(3) wymaga precyzji – każde pole ma swój typ danych, format i ograniczenia wartości. Najczęstsze błędy to: błędny NIP (literówka), niezgodność kwoty P_15 z sumą pozycji oraz pominięcie RodzajFaktury. Używając narzędzia automatyzującego konwersję, eliminujesz te ryzykowne pola ręcznego wprowadzania.