Import Faktur Zakupu do InsERT Subiekt GT i Nexo: Przewodnik EDI++

Tablixa Blog · 2026-05-02

Import Faktur Zakupu do InsERT Subiekt GT i Nexo: Przewodnik EDI++

Subiekt GT i Subiekt Nexo to jedne z najpopularniejszych systemów handlowo-magazynowych w Polsce — szczególnie wśród małych i średnich przedsiębiorstw prowadzących sprzedaż towarową lub usługową. Oba systemy obsługują format EDI++, który umożliwia masowy import dokumentów zakupu. Mimo dostępności tej funkcji, wielu użytkowników Subiekta nadal wprowadza faktury zakupowe ręcznie — często dlatego, że nie wiedzą jak wygenerować poprawny plik EDI++.

Ten przewodnik wypełnia tę lukę. Wyjaśniamy format EDI++ od podstaw, opisujemy każde ważne pole, pokazujemy typowe błędy importu i tłumaczymy, jak narzędzia AI mogą generować pliki EDI++ bezpośrednio z faktur PDF.

Czym jest format EDI++?

EDI (Electronic Data Interchange — elektroniczna wymiana danych) to ogólna nazwa standardów wymiany dokumentów biznesowych między systemami komputerowymi. InsERT, producent Subiekta, opracował własny wariant — EDI++ — dostosowany do specyfiki polskiego rynku i wymagań systemu InsERT.

Format EDI++ używany przez Subiekt to plik tekstowy o ustalonej strukturze, odczytywany przez moduł importu w programie. W odróżnieniu od XML (jak w przypadku Comarch Optima), EDI++ InsERT jest formatem tekstowym opartym na sekcjach i polach oddzielonych określonymi separatorami.

Format EDI++ obsługuje m.in.:

• Faktury zakupu (FZ) — import dokumentów od dostawców
• Faktury sprzedaży (FS) — import z zewnętrznych systemów sprzedaży
• Dokumenty magazynowe (PZ, WZ) — przyjęcia i wydania zewnętrzne
• Zamówienia od odbiorców i do dostawców
• Korekty zakupu i sprzedaży

W tym artykule skupiamy się na imporcie faktur zakupu — najczęstszym zastosowaniu EDI++ w kontekście automatyzacji księgowości.

Subiekt GT vs Subiekt Nexo — różnice w obsłudze importu EDI++

InsERT oferuje dwie aktywnie rozwijane linie produktowe dla Subiekta:

Subiekt GT — klasyczna wersja desktopowa, działa lokalnie na Windows. Import EDI++ jest dostępny przez menu Narzędzia > Import. Obsługuje starszy, ugruntowany format EDI++.

Subiekt Nexo — nowsza platforma, dostępna zarówno w wersji lokalnej jak i chmurowej. Import EDI++ jest funkcjonalnie podobny, ale Nexo obsługuje rozszerzoną wersję formatu z dodatkowymi polami (m.in. do obsługi KSeF).

W praktyce pliki EDI++ generowane dla Subiekta GT zazwyczaj działają też w Nexo. Odwrotna kompatybilność nie jest gwarantowana — pliki z rozszerzeniami Nexo mogą nie zostać prawidłowo zinterpretowane przez starszy Subiekt GT.

Struktura pliku EDI++ — jak wygląda od środka?

Plik EDI++ dla Subiekta to plik tekstowy, zazwyczaj z rozszerzeniem .EDI lub .txt. Jego struktura jest hierarchiczna: składa się z nagłówka, sekcji kontrahentów, sekcji dokumentu i sekcji pozycji.

Poniżej przedstawiamy uproszczony przykład struktury pliku EDI++ dla faktury zakupu:

[DOKUMENT]
TypDok=FZ
NrDok=FV/2025/04/001
DataWyst=2025-04-15
DataSprz=2025-04-15
DataOdbioru=2025-04-15

[KONTRAHENT_NADAWCA]
NIP=1234567890
Nazwa=Przykładowy Dostawca Sp. z o.o.
Ulica=ul. Przemysłowa 12
KodPocztowy=00-001
Miasto=Warszawa

[KONTRAHENT_ODBIORCA]
NIP=9876543210
Nazwa=Moja Firma Sp. z o.o.
Ulica=ul. Biurowa 5
KodPocztowy=30-001
Miasto=Kraków

[POZYCJA]
Lp=1
Nazwa=Materiały biurowe — papier A4
JM=ryza
Ilosc=10
CenaNetto=18.50
WartoscNetto=185.00
StawkaVAT=23
KwotaVAT=42.55
WartoscBrutto=227.55

[POZYCJA]
Lp=2
Nazwa=Tusz do drukarki czarny
JM=szt.
Ilosc=3
CenaNetto=45.00
WartoscNetto=135.00
StawkaVAT=23
KwotaVAT=31.05
WartoscBrutto=166.05

[PODSUMOWANIE]
RazemNetto=320.00
RazemVAT=73.60
RazemBrutto=393.60

To jest uproszczony przykład pokazujący ogólną strukturę. Rzeczywisty format EDI++ InsERT ma więcej wymaganych pól i specyficzne zasady formatowania, które różnią się między wersjami programu.

Szczegółowe mapowanie pól — co trafia gdzie

Zrozumienie mapowania pól jest kluczowe zarówno dla ręcznego tworzenia pliku EDI++, jak i dla oceny, czy narzędzie AI poprawnie wyodrębniło dane z faktury PDF.

Sekcja [DOKUMENT]

TypDok — kod typu dokumentu. Dla faktury zakupu: FZ. Dla korekty: FZK.

NrDok — oryginalny numer faktury nadany przez dostawcę, np. FV/2025/04/001. To numer, który pojawi się jako numer zewnętrzny dokumentu w Subiekcie.

DataWyst — data wystawienia faktury przez dostawcę, format RRRR-MM-DD. Uwaga: starsze wersje Subiekta GT akceptują format DD.MM.RRRR — sprawdź dokumentację swojej wersji.

DataSprz — data sprzedaży (data wykonania usługi lub dostawy towaru). Może być różna od daty wystawienia — szczególnie przy usługach rozliczanych w dłuższym okresie.

DataOdbioru — data wpływu dokumentu do firmy. W większości przypadków jest to data, kiedy faktura fizycznie trafiła do działu księgowości.

MagazynDocelowy — jeśli dokument ma być powiązany z konkretnym magazynem (tylko dla dokumentów zawierających towary fizyczne). Dla usług pole można pominąć.

KursWaluty, Waluta — dla faktur w walucie obcej (EUR, USD, GBP). Kurs musi być zgodny z kursem NBP z dnia poprzedzającego datę wystawienia.

Sekcja [KONTRAHENT_NADAWCA] — dostawca

NIP — 10 cyfr, bez separatorów. Subiekt weryfikuje NIP algorytmem kontrolnym.

Nazwa — pełna nazwa firmy. Subiekt porównuje kontrahenta po NIP — jeśli kontrahent istnieje w bazie, jego nazwa z bazy ma priorytet. Jeśli nie istnieje, Subiekt może utworzyć nowego kontrahenta (zależnie od ustawień importu).

Ulica, KodPocztowy, Miasto — adres dostawcy. Przy imporcie faktur adres ma znaczenie głównie informacyjne, ale powinien być podany kompletnie.

Email, Telefon — opcjonalne, ale uzupełniane jeśli dostępne.

Sekcja [POZYCJA] — każda pozycja oddzielnie

Lp — kolejny numer pozycji (1, 2, 3...).

Nazwa — opis towaru lub usługi. Może być dłuższy tekst — Subiekt akceptuje nazwy do kilkudziesięciu znaków.

KodTowaru — kod towaru z kartoteki Subiekta. Jeśli towar istnieje w bazie, Subiekt powiąże pozycję z kartoteką. Jeśli nie istnieje, zachowanie zależy od konfiguracji — może zostać utworzony nowy towar lub pozycja zostanie zaimportowana bez powiązania z kartoteką.

JM — jednostka miary. Musi być zgodna z jednostkami skonfigurowanymi w Subiekcie (szt., kg, m, godz., mb itp.).

Ilosc — ilość zakupionego towaru/usługi. Separator dziesiętny to kropka, nie przecinek.

CenaNetto — cena jednostkowa netto.

WartoscNetto — wartość netto pozycji = Ilosc × CenaNetto (zaokrąglone do 2 miejsc po przecinku).

StawkaVAT — stawka VAT jako liczba: 23, 8, 5, 0. Dla zwolnionych: ZW. Dla nie podlegających: NP.

KwotaVAT — obliczona kwota VAT dla pozycji.

WartoscBrutto — wartość brutto = WartoscNetto + KwotaVAT.

Sekcja [PODSUMOWANIE]

Zawiera sumy wszystkich pozycji dla poszczególnych stawek VAT oraz sumy ogólne. Subiekt weryfikuje matematyczną spójność sum z wartościami pozycji.

Procedura importu w Subiekcie GT — krok po kroku

Krok 1: Przejdź do modułu importu

W Subiekcie GT otwórz: Narzędzia > Import dokumentów EDI++

W starszych wersjach lokalizacja może być inna: sprawdź menu Narzędzia lub użyj wyszukiwarki poleceń (F3).

Krok 2: Wybierz plik

Kliknij "Przeglądaj" i wskaż plik EDI++ na dysku. Możesz załadować jednorazowo jeden plik — jeśli masz wiele faktur, każda powinna być oddzielnym plikiem EDI++ lub możesz połączyć kilka faktur w jednym pliku (zależy od wersji Subiekta).

Krok 3: Skonfiguruj parametry importu

Rejestr zakupu — wybierz rejestr VAT, do którego trafią zaimportowane faktury.

Kontrahenci — zdecyduj czy:

• Tylko importować faktury od znanych kontrahentów (bezpieczne)
• Automatycznie tworzyć nowych kontrahentów (wygodne, ale wymaga późniejszej weryfikacji danych)

Towary — zdecyduj czy:

• Tylko importować pozycje z towarami z kartoteki
• Automatycznie tworzyć nowe towary

Duplikaty — czy zezwolić na import faktury o tym samym numerze od tego samego kontrahenta, który już istnieje w bazie.

Krok 4: Podgląd przed importem

Subiekt wyświetla podgląd dokumentów przed faktycznym importem. To kluczowy krok — sprawdź:

• Czy kontrahent jest prawidłowo zidentyfikowany
• Czy wszystkie pozycje mają prawidłowe ilości i ceny
• Czy sumy się zgadzają

Krok 5: Uruchom import

Po weryfikacji kliknij "Importuj". Subiekt wczyta dokumenty do bazy danych. Po imporcie dokumenty są dostępne w rejestrze faktur zakupu jako niezatwierdzone — wymagają weryfikacji i zatwierdzenia przez uprawnionego pracownika.

Krok 6: Zatwierdź i powiąż z płatnościami

Po weryfikacji zatwierdź faktury. Subiekt automatycznie rejestruje zobowiązanie wobec dostawcy — możesz połączyć je z płatnością (przelew, gotówka) lub pozostawić jako otwarte zobowiązanie do późniejszego rozliczenia.

Procedura importu w Subiekcie Nexo

Nexo ma nieco inny interfejs, ale logika jest podobna:

1. Z menu głównego wybierz Dokumenty > Faktury zakupu
2. Kliknij przycisk Import na pasku narzędzi
3. Wybierz Import z pliku EDI++
4. Wskaż plik, skonfiguruj parametry
5. Przejrzyj podgląd i zatwierdź

Nexo oferuje dodatkowo możliwość importu wsadowego — możesz wskazać folder, a Nexo przetworzy wszystkie pliki EDI++ w tym folderze kolejno. To bardzo wygodne przy dużej liczbie faktur.

Typowe błędy importu EDI++ i jak je naprawić

Błąd: "Nieprawidłowy format pliku"

Przyczyna: Kodowanie pliku inne niż oczekiwane przez Subiekta. Subiekt GT tradycyjnie używa Windows-1250 (CP1250), Nexo może akceptować UTF-8.

Rozwiązanie: Sprawdź kodowanie pliku w edytorze tekstowym. Dla Subiekta GT zapisz plik w Windows-1250. Dla Nexo sprawdź dokumentację — nowsze wersje mogą akceptować UTF-8.

Błąd: "Nieznany kontrahent — import odrzucony"

Przyczyna: NIP dostawcy nie istnieje w kartotece kontrahentów Subiekta, a ustawienie "Twórz nowych kontrahentów" jest wyłączone.

Rozwiązanie: Albo włącz tworzenie nowych kontrahentów w ustawieniach importu, albo najpierw ręcznie dodaj kontrahenta do kartoteki, a potem importuj fakturę.

Błąd: "Niezgodność kwot"

Przyczyna: Suma kwot VAT z pozycji nie zgadza się z podsumowaniem, lub wartości brutto nie są sumą netto i VAT. Najczęściej wynika z błędów zaokrągleń.

Rozwiązanie: Sprawdź obliczenia dla każdej pozycji i podsumowania. Pamiętaj: Subiekt stosuje zaokrąglenie do 2 miejsc po przecinku i weryfikuje każdą kwotę.

Błąd: "Nieznana jednostka miary"

Przyczyna: Jednostka miary w pliku EDI++ (np. "op." lub "pak.") nie istnieje w słowniku jednostek miary Subiekta.

Rozwiązanie: Przed importem dodaj brakującą jednostkę miary w Słownikach Subiekta (Administracja > Słowniki > Jednostki miary), lub zmień jednostkę w pliku EDI++ na istniejącą odpowiednicę.

Błąd: "Towar o podanym kodzie nie istnieje"

Przyczyna: KodTowaru w pliku EDI++ nie odpowiada żadnemu towarowi w kartotece Subiekta.

Rozwiązanie: Usuń pole KodTowaru z pliku EDI++ — Subiekt zaimportuje pozycję bez powiązania z kartoteką towarową. Ewentualnie włącz opcję automatycznego tworzenia towarów (przy imporcie faktur zakupu usługowych to bezpieczna opcja).

Od PDF do EDI++ — jak AI automatyzuje cały proces

Mając już wiedzę o formacie EDI++, możemy teraz porozmawiać o tym, jak cały proces importu — od faktury PDF do zatwierdzonego dokumentu w Subiekcie — może być zautomatyzowany.

Tradycyjny proces (bez automatyzacji)

1. Odbierasz fakturę PDF mailem od dostawcy
2. Otwierasz Subiekta i ręcznie tworzysz nowy dokument zakupu
3. Wpisujesz NIP dostawcy, czekasz aż Subiekt wyszuka kontrahenta
4. Wpisujesz numer faktury, datę wystawienia, datę sprzedaży
5. Dodajesz pozycje jedna po jednej: nazwa, ilość, cena, stawka VAT
6. Sprawdzasz czy sumy się zgadzają
7. Zatwierdzasz dokument

Czas: 3-7 minut na fakturę, zależnie od liczby pozycji.

Zautomatyzowany proces z narzędziem AI

1. Wczytujesz fakturę PDF do narzędzia AI (Tablixa)
2. AI odczytuje wszystkie dane: dane dostawcy, daty, pozycje, kwoty
3. AI generuje plik EDI++ gotowy do importu w Subiekcie
4. Pobierasz plik EDI++ i importujesz do Subiekta przez Narzędzia > Import
5. Weryfikujesz podgląd (30 sekund)
6. Zatwierdzasz import

Czas: 1-2 minuty na fakturę, niezależnie od liczby pozycji.

Co AI potrafi, a klasyczne OCR nie

Klasyczne oprogramowanie OCR rozpoznaje tekst na podstawie jego pozycji na stronie. Jeśli dostawca zmieni układ faktury — przesunie kolumny, doda nowy element — OCR "zgubi się" i wymaga rekonfiguracji.

AI rozumie semantykę dokumentu. Wie, że "Wartość brutto", "Total including VAT", "Bruttobetrag" to to samo pole — i wyodrębni je poprawnie niezależnie od układu strony i języka dokumentu. Dla firm kupujących od zagranicznych dostawców (UE, UK) to kluczowa różnica.

Jakie dane AI wyodrębnia automatycznie?

Przy imporcie faktur zakupu do Subiekta przez EDI++, narzędzie AI powinno automatycznie wyodrębnić i zmapować:

Skala oszczędności dla użytkowników Subiekta

Policzmy konkretnie dla firmy handlowej obsługującej faktury zakupowe w Subiekcie GT.

Profil firmy:

• Firma handlowa, 50-100 faktur zakupu miesięcznie
• Różnorodni dostawcy — krajowi i zagraniczni
• Pracownik działu handlowego zajmujący się m.in. obsługą dokumentów

Czas bez automatyzacji:

• 100 faktur × 5 minut = 500 minut = 8,3 godziny miesięcznie
• Tygodniowo: ponad 2 godziny wyłącznie na przepisywanie

Czas z automatyzacją AI:

• 100 faktur × 1,5 minuty = 150 minut = 2,5 godziny miesięcznie
• Oszczędność: ~6 godzin miesięcznie = 70 godzin rocznie

Dla biura rachunkowego obsługującego kilkunastu klientów używających Subiekta, mnożnik jest proporcjonalnie wyższy.

Podsumowanie

Format EDI++ InsERT to sprawdzone, dojrzałe rozwiązanie do masowego importu faktur do Subiekta GT i Nexo. Barierą w jego powszechnym wykorzystaniu jest skomplikowanie procesu generowania pliku — bez narzędzi automatyzujących wymaga znajomości struktury formatu i ręcznego tworzenia pliku.

Narzędzia AI nowej generacji zmieniają tę sytuację: wystarczy wgrać fakturę PDF, by otrzymać gotowy plik EDI++ do importu w Subiekcie. Czas poświęcony na obsługę każdej faktury spada z kilku minut do kilkudziesięciu sekund.

Dla firm używających Subiekt GT lub Nexo, które chcą zachować swój obecny system przy jednoczesnej automatyzacji importu faktur zakupowych — to podejście nie wymaga zmiany oprogramowania ani skomplikowanej integracji.

---

Tablixa obsługuje generowanie plików EDI++ zgodnych z InsERT Subiekt GT i Nexo bezpośrednio z faktur PDF. AI odczytuje fakturę, generuje plik EDI++ i udostępnia go do pobrania — bez ręcznego przepisywania danych. Sprawdź jak to działa na tablixa.app.